Как да организираме фирмено парти със собствени сили? Или, може би, да предоставим това отговорно дело на професионалисти? Не бързайте с отговора.
И така, ще разгледаме една примерна организация на корпоративен празник (най-често това се възлага на заместник -ръководителя, на офиса или на логистика). Обикновено за организацията на един корпоративен празник отиват около 15-20 дни (за Коледен празник трябва да е от минимум 1,5 месеца). Освен това, колкото по-малко време остава до събитието, толкова по-високи са цените.
За да организирате безупречен празник, трябва да се придържате към някои основни правила. Планирайте цялата организация на празника на два етапа – подготовка на събитието и провеждането на събитието. Преди да започнете подготовката за празника, трябва да проговорите с шефа следните въпроси:
• Определете целите на провежданото събитие. Ако основната цел на мероприятието е просто банкет (или парти), ще е най-добре да се обърне към подходящ ресторант и да прочетете следващите съвети за организиране на фирмено парти. Ако основната цел на провеждане на празника (или на други събития) е формирането на корпоративната култура на организацията ще трябва да се погрижите за сценария, и за водещите и за още много други неща. С други думи, да станете психолог, педагог, продуцент и талантлив организатор, за да получите максимума от финансовите инвестиции в организирането на събитието. Тогава за вас това няма да е празник, а време на усилена работа. Въпреки това, този труд ще ви помогне да придобиете необходимия опит и да се превърнете в незаменим сътрудник по организацията и провеждането на корпоративни празници.
• Определете бюджета за организиране на събитието. При неговото съставяне трябва: да се съставите списък на поканените (между другото, от това дали ще има повече мъже или жени зависи броя на алкохолните напитки);
• Определете място и менюто. Трябва да планирате оформлението на помещението, украсата и техническото осигуряване; да се погрижите за подаръците и наградите, да решите трябва ли ви транспорт, да се реши ще има ли отразяване на събитието в медиите и Интернет.
• Определете вида на самото събитие. Видът на празника зависи от вашата фантазия и средства. Може да се организира: банкет (шведска маса / коктейл) с културно-развлекателна програма; поход сред природата; спортен празник с игри и състезания. Да планирате нещо по-оригинално (костюмиран бал-маскарад, празник с националните обичаи и т.н.). За повече подобни идеи може да се посъветвате с агенция за организиране на събития – NIkeli Event Management.
Избор на място за провеждане на събитието до голяма степен зависи от отпуснатия бюджет, докато по-важно е да вземете в предвид естеството на предстоящото събитие, броя на гостите, присъствието на външни лица, членовете на семействата на служителите. Важно е, дали ще има деца. Можете да избирате от помещенията на вашата фирма (офис, предприятие и т.н.) до банкетни зали, ресторанти, различни клубове, извънградски курорти и бази за отдих, кораби и т.н.
Много важен момент е изготвянето на план-сценарии на събитието. Често се прави под формата на схема в която трябва да бъдат изброени всички компоненти на празника, и всички лица, отговорни за отделните части от него. Подробните сценарии са удобни, но не дават възможност за импровизиране, затова друг вариант е създаване на кино драматичен план, който включва основните моменти, времева линия и обща последователност на събитията. Този план трябва внимателно да се проучи, за да не се забрави нещо по време на събитието.
Всяка грешка на водещия на програмата ще се забележи, затова именно той е човека, който трябва да познава добре плана на събитието. Той може да се подпомага от втори администратор на празненството. От гледна точка на психолозите, хората най-много помнят началото и края на тържеството. Във връзка с това, в края на събитието трябва да планирате кулминацията на празничната програма. Това може да бъде празничен поздрав или теглене на късмети и нещо такова, което никой не очаква. И най-последен щрих на всяко добро фирмено парти е изпращане на гостите от мястото на провеждане на събитието до дома. Приблизителната схема на един добър план-сценарий може да бъде следната:
проверка на озвучаването в залата;
определяне на украса на залата (декорация, цветя, балони и др.);
избор на начин на сядане гости за хранене (банкетно, шведска маса, бюфет и т.н.);
определяне на местата за сух и мокър бар, разположение на микрофони и др.
изготвяне на сценарии за културна програма, определяне на места за преобличане на изпълнителите, на представлението и др.
изготвяне на регламента за сервиране на храна;
изготвяне на схема за паркиране на автомобили, решение на въпроса с пропуски и т.н.;
усъвършенстване на плана за защита в случай на криза и за охрана на събитието и подготовка на мястото за фойерверки ако сме предвидили такива;
проверка на програмата за наличието на техники, които служат за формиране на корпоративната култура (за максимална възвръщаемост на средствата, вложени в празника);
предварително да определим най-добрите точки за фото и видео заснемане на празника и да ги съгласуваме със специалист и ще много др.
При изготвяне на поканите на събитието, не си струва да ги пишете ръчно. По-добре наберете всичко на компютъра. Така поканеният ще се почувства избран, а не един от многото. Задължително е да поставите лого на фирмата върху поканата, за да ви запомнят. Не е лошо да изпратите покана по телефона или електронната поща, но според изискванията на етикета. Писмената покана е по-подходяща в случаите, когато уреждате голям триумф, въпреки че, без съмнение, те са подходящи и за всеки друг повод.
Основните правила за писане на официалната покана са : задължително се посочва името и фамилията на госта; официалните покани винаги са написани в трето лице; препоръчва се да се посочи видът тържеството, формата на дрехите, часът и мястото на провеждане.
Приети съкращения:
• s. t. – sine tempore – точно време, без закъснение;
• U. A. w.g. – моля, отговорете;
• R. S. V. P. – repondez s ‘ il vous plait – моля, отговорете.
Препоръки за облеклото:
• leger – просто облекло, може с дънки и блуза;
• Sommerlich – пъстра лятна риза, по-свободно облекло или нещо подобно;
• Strassenanzug – ежедневно, например с костюм за всеки ден;
• Dunkler Anzug – тъмен мъжки костюм (черен или тъмно син);
• Festlich (bei einer Tagesverabstaltung) – елегантно – дневно;
• Festlich (bei einer Abendveranstaltung) – елегантно – вечерно, като смокинг, вечерно сако, спенсър;
• Grosser Gesellschaftsanzug – мъжки костюм, фрак с бяла папийонка;
• Cravat noir/black tie – черна папийонка;
• Cravate blanche/white tie – бяла папийонка и т.н.
Пригответе табелки за гостите, които са изписани с име и фамилия, а не с фамилия и инициали. За създаването на празнично настроение може да допринесе и наличието на плакати, висящи надписи из залата, афоризми, малки стихотворения, лозунги и др. Естествено, всичко, което е написано на плакатите, трябва да отговарят на духа на събитието. Всичко това са дреболии, но те са полезни и приятни. Освен това, според съдържанието на такава “добра агитация” гостът лесно ще улови посоката и ще се ориентира в обстановката, което ще улесни комуникацията и ще създаде максимален комфорт за всички.
